REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä 21.5.2018

Macea Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n GDPR:n mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä
Macea Oy
Nuuttilantie 32
15700 Hollola
Y-tunnus 1104224-9

2. Rekisteriasioista vastaava
Macea Oy / hallintopäällikkö

Tarkastuspyynnöt:
Macea Oy toimipiste tai kirjallinen pyyntö postitse:
Macea Oy / hallinto Nuuttilantie 32 15700 Lahti

3. Rekisterin nimi
Macea Oy asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on Macea Oy:n ja Macea Oy konserniin kuuluvien yhtiöiden palvelujen tarjoamisen ja toiminnan ylläpito. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään liiketoiminnan kehittämiseen, asiakassuhteiden hallinnointiin, riskienhallintaan, suoramarkkinointiin, informointiin ja lakiin perustuviin viranomaisten informointivelvollisuuksien hoitamiseen.
Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta. Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan ja noudatamme EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta.
Tiedoilla, mitä keräämme on käyttötarkoituksellinen merkitys. Emme kerää asiakkaasta ylimääräistä tietoa, vain ainoastaan tarpeellisen. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole perusteellista syytä. Pyrimme pitämään kerätyt tiedot täsmällisinä. Säilytämme asiakastietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

5. Rekisterin tietosisältö
Perustiedot:
– nimi, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maatunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– asiakaspiiri, asiakasryhmä, asiakasosasto
– verkkolaskutunnukset- maksuvaluutta
– maksuehto
– toimitustapa
– toimitusehto
– markkinointilupa
– markkinointikielto
Asiointitiedot:
– palvelut, sopimukset, toimeksiannot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Järjestelmän tiedot kertyvät Macea Oy:lle asiakkaan ja Macea Oy:n välisistä kauppatapahtumista tai asiakkaan muulla tavalla antamista tiedoista tai nettihuutokauppasivuston ylläpitäjän ilmoittamista tiedoista. Lisäksi tietoja saadaan lakiin perustuen viranomaisilta, luottotietotoimintaa harjoittavilta yrityksiltä ja asiamiehiltä. Asiakkaan perustiedot päivittyvät Macea Oy:n asiakasrekisteriin, kun asiakas päivittää ne joko Huutokaupat.com sivustolle tai Macea Oy:lle.

7. Tietojen luovuttaminen
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Lakiin perustuen tiedot voidaan luovuttaa viranomaisille, Macea konserniin kuuluville yrityksille ja lain vaatimille Macea Oy:n toiminnan edellyttämille tahoille.

Rajoitetusti luovutamme asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa käyttämissämme ulkopuolisen tahon tarjoamissa, liiketoimintaan perustuvissa toiminnoissa:
– ERP-järjestelmä
– Maksupalvelut
– Tavarantoimitus
– Sähköpostimarkkinoinnin työkalut

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tiedon siirto EU:n tai EU talousalueen ulkopuolelle
Voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa rajoissa ja/tai viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
a) Manuaalinen aineisto ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat tallennetaan sähköiseen muotoon ja säilytetään lukituissa paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan Macea Oy:n henkilökunnalla, asiamiehillä ja Macea Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten henkilökunnalla on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja tietoja.
b) Sähköisesti tallennetut tiedot, ainoastaan Macea Oy:n henkilökunnalla, asiamiehillä ja Macea Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten henkilökunnalla on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisteriin tallennettuja tietoja. Jokainen käyttäjä on saamistaan tiedoista vaitiolovelvollinen sekä tietosuojalain alainen. Rekistereitä ylläpidetään palomuurin suojaamalla alueella käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Kulku serveritilaan on valvottu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet